Fatturazione elettronica
In sintesi, tutto quello che devi sapere
Dal 01/01/2019 aziende, studi professionali e titolari di partita iva (ad eccezione di alcune categorie) non inviano più le fatture direttamente ai clienti, ma tramite il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate (SDI) che le consegna al destinatario.
Pertanto, tutte le fatture inviate ai clienti e ricevute dai fornitori transitano dal SDI.
Pertanto, tutte le fatture inviate ai clienti e ricevute dai fornitori transitano dal SDI.
Le fatture inoltrate al SDI sono codificate in formato XML, un tipo di archivio adatto allo scambio di dati tra computer che può anche essere visualizzato o stampato in formato leggibile.
La fattura tradizionale (cartacea, Pdf, ..) può essere ancora prodotta e inviata come sempre, in abbinamento alla fattura elettronica, (cd fattura di cortesia), per anticipare al cliente l'invio del documento ufficiale da parte del Sdi; è anzi considerata buona prassi continuare ad inviarla per aiutare il ciente ad interpretare correttamente il nuovo formato e verificarne la codifica, almeno finchè il sistema non sarà rodato nel suo complesso.
La fattura tradizionale (cartacea, Pdf, ..) può essere ancora prodotta e inviata come sempre, in abbinamento alla fattura elettronica, (cd fattura di cortesia), per anticipare al cliente l'invio del documento ufficiale da parte del Sdi; è anzi considerata buona prassi continuare ad inviarla per aiutare il ciente ad interpretare correttamente il nuovo formato e verificarne la codifica, almeno finchè il sistema non sarà rodato nel suo complesso.
Ciclo Attivo
Con il termine "ciclo attivo" si identificano le fatture di vendita inviate ai propri clienti.
La fattura viene creata con il proprio software gestionale, convertita in formato XML e trasmessa al SDI; il SDI verifica il file ricevuto e, se non ci sono anomalie, lo inoltra al cliente.
Se il proprio software di fatturazione non dispone di conversione XML, è necessario ricaricare la fattura con apposito programma (Ag.Entrate offre un servizio on-line gratuito).
Se il proprio software di fatturazione non dispone di conversione XML, è necessario ricaricare la fattura con apposito programma (Ag.Entrate offre un servizio on-line gratuito).
Per ogni fattura inviata al SDI si riceve in risposta una notifica:
- RC - Ricevuta di consegna: la consegna della fattura al cliente è andata a buon fine
- NS - Notifica di scarto: fattura non accettata dal Sdi perchè contiene errori formali che devono essere corretti prima di ritentare l'invio
- MC - Mancata consegna: Sdi non può recapitare la fattura perchè non è stata indicata una pec o un codice destinatario e il cliente non ha pre-registrato alcun indirizzo sul sito Ag.Entrate
L'invio della fattura al SDI può essere effettuato:
- Manualmente, inviando il file XML a mezzo Pec o tramite upload manuale sul sito Ag.Entrate o altro provider (es.Aruba,...)
- Automaticamente, collegando il proprio software gestionale con un intermediario accreditato.
Le notifiche vengono ricevute sullo stesso canale utilizzato per l'invio
Ciclo Passivo
Con il termine "ciclo passivo" si identificano le fatture di acquisto ricevute dai propri fornitori
Le fatture fornitori possono essere ricevute:
- Sulla propria casella Pec oppure sul sito di un intermediario (Es.Aruba,...), per essere salvate e gestite manualmente, una ad una
- Tramite il poprio software gestionale, se collegato con un intermediario accreditato, per essere gestite automaticamente senza intervento manuale
Per scegliere la modalità desiderata di ricezione delle fatture fornitori, occorre collegarsi al sito dell'Agenzia delle Entrate, nella sezione "Fatture e Corrispettivi" ed indicare alternativamente un indirizzo Pec o un codice intermediario accreditato.
Se si effettua la pre-registrazione sul sito Ag.Entrate, non è necessario comunicare alcun indirizzo ai propri fornitori; la scelta potrà essere modificata in qualsiasi momento.
Se si effettua la pre-registrazione sul sito Ag.Entrate, non è necessario comunicare alcun indirizzo ai propri fornitori; la scelta potrà essere modificata in qualsiasi momento.
Conservazione sostitutiva
Il nuovo formato di fattura elettronica sostituisce il tradizionale formato cartaceo e, dal 01/01/2019, è l'unico formato fiscalmente valido; pertanto, in luogo della tradizionale conservazione cartacea delle fatture, deve essere adottato un sistema di conservazione dei files XML inviati e ricevuti, a giustificazione della contabilità clienti/fornitori.
E' possibile avvalersi di un servizio a pagamento offerto dai "conservatori abilitati" oppure aderire al servizio gratuito e automatico di conservazione delle fatture elettroniche offerto dall'Agenzia delle Entrate; in questo modo, ogni fattura inviata o ricevuta viene automaticamente "immessa" in conservazione nei termini previsti dalla normativa.
Eccezioni
Esistono alcune tipologie di fatture che, attualmente, non transitano dal SDI e che richiedono un trattamento diverso da quello adottato per le fatture elettroniche in formato XML.
Fatture inviate a clienti esteri o a soggetti non obbligati alla fatturazione elettronica
Le fatture indirizzate a clienti non residenti sul territorio italiano o a soggetti non obbligati a ricevere la fattura in formato elettronico (regime dei minimi, etc,...) devono essere inviate con metodo tradizionale (posta, eMail,...) in quanto il SDI non ne gestisce la consegna.
E' possibile, comunque, inviarne anche copia XML al SDI ai fini della conservazione sostitutiva; se non si opta per l'invio a SDI, è necessario adottare un sistema di conservazione alternativo.
E' possibile, comunque, inviarne anche copia XML al SDI ai fini della conservazione sostitutiva; se non si opta per l'invio a SDI, è necessario adottare un sistema di conservazione alternativo.
Fatture ricevute da fornitori esteri o da soggetti non obbligati alla fatturazione elettronica
La conservazione delle fatture ricevute da tali fornitori può essere effettuata in modalità cartacea se a tale tipologia viene assegnato uno specifico sezionale iva; altrimenti deve seguire le regole di conservazione della categoria elettronica, tramite digitalizzazione e invio in conservazione.
L'offerta Sysap eFATT
SYSAP Software è intermediario accreditato presso l'Agenzia delle Entrate per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche tramite connessione SdiCoop (Web services), il sistema più rapido ed efficiente per integrare il proprio software applicativo con la fatturazione elettronica.
Il modulo eFATT per la gestione automatizzata delle fatture elettroniche è incluso senza costi aggiuntivi nel modulo vendite Sysap
Funzionalità principali
- Ciclo attivo
- Ciclo passivo
- Invio con 1 Click
- Notifica esiti immediata
- Acquisizione automatica fatture di acquisto
- Avviso ricezione nuova fattura
- Gestione fatture estere
- Scadenzario e memo scadenze
- Export massivo e interfaccia per il commercialista
Se aderisci a Sysap eFATT, il codice destinatario da indicare sul sito Agenzie delle Entrate è:
EK2DABJ
Cosa fare ora
2 operazioni da effettuare sul sito Agenzia delle Entrate
Accedere al sito Agenzia delle Entrate
- Autenticarsi con il tipo di accesso preferito: Spid, credenziali o smart card
- Selezionare: servizi per Fatture e Corrispettivi
Accedi ai servizi Ag.Entrate
1 - Indicare l'indirizzo al quale si desidera ricevere le fatture fornitori
- Selezionare: Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche
- Indicare alternativemente il proprio indirizzo Pec o il codice intermediario tramite il quale è collegato il software applcativo
2 - Attivare il servizio gratuito di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche offerto dall'Agenzia delle Entrate.
- Selezionare: Fatturazione elettronica e Conservazione
- Aderire al servizio di conservazione
